AVG-handleiding voor toneelvereniging Teater Snits.

 

1.0 Inleiding

In het kader van de AVG-wetgeving wordt in onderstaande artikelen beschreven hoe binnen de vereniging de privacy van leden en donateurs wordt bewaakt. Zowel intern als extern zijn items opgesteld. Deze omvatten de ledenadministratie, verstrekken van gegevens aan derden en beelden en gegevens op website en facebook.

Afspraken gelden voor toneelvereniging Teater Snits en voor de Stichting De Bonte Sneker Avond.

 

2.1 Ledenadministratie

De ledenadministratie wordt bijgehouden door de administrator. Hierbij worden de gegevens van nieuwe leden toegevoegd, mutaties bestaande leden verwerkt en gegevens van leden die bedanken worden uit het systeem verwijderd.

Het bijgewerkte ledenbestand wordt aan de penningmeester van Teater Snits verstrekt voor facturering.

Van alle leden zijn de volgende gegevens verwerkt:  Naam en voorletter

                                                                                                      Adres, postcode  en woonplaats

                                                                                                      E-mailadres (indien aanwezig)

                                                                                                      Bankrekeningnummer

Het bestand wordt bijgehouden op een tweetal adequaat beschermde laptops, met een up to date virusscanner (gdate) en worden alleen gebruikt voor gegevens van Teater Snits.

2.1.1 Gegevens opzeggende leden.

De gegevens van leden die hun lidmaatschap opzeggen worden binnen een termijn van twee maanden verwijderd uit het systeem.

2.1.2 Verstrekken gegevens ledenbestand aan derden.

De gegevens van leden worden gebruikt voor automatische incasso van de jaarlijkse contributie die in november wordt geïnd. Dit via zakelijk bankieren bij de RABObank.

Voor de jaarlijkse toneeluitvoeringen van zowel Teater Snits (november en april) als voor de uitvoeringen van de Bonte Sneker Avond (februari) worden de ledenlijsten aan het THEATER Sneek  doorgegeven, welke gebruikt worden voor het bestellen van ledenkaarten. Hiervoor is een verwerkingsovereenkomst afgesloten met de directie van genoemde theater.

Benodigde gegevens zijn: Naam en voornaam, adres en e-mailadres en ledennummer. Na elke uitvoering worden bij het theater de gegevens verwijderd en mogen niet gebruikt worden voor andere doeleinden.

Binnen het bestuur is afgesproken dat gegevens van leden niet aan andere instanties of personen worden doorgegeven dan aan bovengenoemde bank en theater.

3.1 Foto en videomateriaal.

Tijdens de repetities en uitvoeringen worden foto’s en videobeelden gemaakt, die mogelijk gebruikt worden voor de website en facebook. Spelende leden wordt toestemming gevraagd om persoonlijke beelden te mogen gebruiken voor deze doeleinden.

Als het spelers of speelsters betreft die jonger zijn dan 18 jaar wordt toestemming van ouders gevraagd.

4.1 Slotconclusie.

De in dit stuk genoemde bepalingen zijn vastgesteld in de bestuursvergadering van 7 januari 2019.